Gestire con leggerezza la complessità

Questo tema ha due direzioni  di riflessione: la prima affronta la necessità di rendere una organizzazione molto complessa e pesante come è la scuola in un luogo leggero e vivibile. La seconda è strettamente legata al contesto di vita e di lavoro degli adulti, al rispetto della loro persona e della loro professionalità.

Perché la scuola si considera una organizzazione complessa?

In forma schematica riassumo molteplici testi e fiumi di parole che negli anni hanno parlato di complessità dell'istituzione scuola:

• tanti portatori di interesse locali e nazionali: dai genitori, agli amministratori locali, allo stato che con la legge Costituzionale ha sancito un fondamentale diritto delle persone e delle comunità .

• tanti interlocutori di ogni genere: dal rappresentante della ditta per vendere computer al direttore dell'ufficio scolastico regionale passando per i rappresentanti sindacali interni ed esterni, alla psicologa della ASL, dalla supplente presa dalle graduatorie Mad al medico competente e molti altri ancora: quindi infinite persone.

• norme da rispettare che, certe volte si contraddicono perché nate in tempi diversi e mai riorganizzate, scadenze che si sovrappongono e documenti da riempire che pochi soggetti- esterni alla scuola- leggono

• e molto altro che rende complessa una organizzazione fra le più importanti che lo stato ha in ogni territorio.

Che cosa fare allora? Io ho usato sempre nel tempo tre parole: essenzializzare, connettere, scegliere usando uno strumento principe: La legge n.59 del 1997 a cui è seguito il DPR 275 del 1999 sull'autonomia scolastica. 

Prima le persone

La seconda direzione, ed è quella che più mi ha spinto ad alleggerire ogni attività organizzativa che impegnava i docenti ed il personale amministrativo, è stata l'attenzione che ho sempre riservato agli adulti che hanno lavorato al mio fianco in tutti questi lunghi anni. Non conoscevo le teorie dell'organizzazione  oggi molto in discussione, non avevo esempi di riferimento teorici e pratici ma avevo ed ho un grande rispetto per il lavoro degli adulti e per il mio stesso lavoro. Ho sempre pensato, e più volte anche detto, che se un docente  in classe non usa le fotocopie di eserciziari e guide didattiche  come strumenti di lavoro con i ragazzi ma al contrario con loro discute, progetta, costruisce itinerari di lavoro, produce cultura, quel docente ha bisogno di tanto tempo extrascolastico da dedicare alla preparazione del suo lavoro didattico quotidiano; di conseguenza come dirigente dovevo rendere più semplice gli impegni che ogni insegnante aveva per far funzionare la comunità della propria scuola e dell'istituto. 

Sempre nell'ottica del rispetto profondo verso  gli insegnanti, i custodi, e il personale dell'ufficio ho preso in considerazione , ogni volta che era necessario introdurre nuove attività, due aspetti del contesto sociale delle scuole dell'istituto: la dislocazione delle 13 sedi quasi tutte distanti dalla sede centrale (fra un plesso e l'altro ci sono anche venti chilometri di distanza) e la provenienza dei docenti, molti dei quali risiedono lontani dalla sede della loro scuola e dall'istituto ma hanno scelto di continuare a lavorare in queste scuole perché ne hanno condividono il modello  organizzativo e didattico: "appartengono a questa comunità". Il mio dovere era considerare tutto questo. 

Un piccolo esempio di una pratica organizzativa introdotta quasi 20 anni fa usando le nuove tecnologie - allora veramente innovative per le scuole: l'attivazione dell'uso della posta elettronica per ogni tipo di comunicazione. Era l'anno 2001, quando decidemmo insieme allo staff di acquistare un computer in ogni scuola mettendoli in rete usando il server che una banca locale  gratuitamente ci mise a disposizione. Questo per eliminare ai docenti  l'andar su e giù per le colline per prendere un paio di volte la settimana la posta o per portare i certificati medici. Dal 2001 l'istituto e le scuole hanno avuto il proprio indirizzo di posta elettronica che ha reso più veloce la comunicazione interna e più leggera l'organizzazione.

  Ed infine, sempre nell'ottica di alleggerire l'organizzazione ho anche  prestato attenzione, a partire da me stessa, al fatto che ogni adulto lavoratore aveva una propria vita fuori dalle mura scolastiche fatta di affetti, di difficoltà, di orari, di complessità che incidono sul "clima educativo" di ogni scuola. Far star bene gli adulti nelle scuole, prendendo quindi in considerazione anche i loro vissuti individuali, ha sempre significato per me rendere tutti più felici e magari più attenti anche alla felicità dei bambini. 

Da tutte queste attenzioni al "contesto" sono nate le scelte organizzative "ecologiche" (anche se forse non sempre ci sono riuscita) progettate, discusse, valutate  con la partecipazione dello staff e del nucleo di valutazione interno all'istituto. 

Ne racconterò alcune.

Vorrei provare ad illustrare questa immagine che è la sintesi dell'organizzazione  delle responsabilità che vengono esercitate da tanti anni nell'istituto Mariti. 

Tutte le responsabilità stanno su un piano orizzontale a dimostrazione che ognuno dal proprio ruolo contribuisce alla navigazione di una barca a vela nella  direzione discussa e condivisa da tutti.

Nello staff accanto alla sottoscritta sono rimasti sempre tre docenti con responsabilità specifiche : il primo oltre a ricoprire  il ruolo di vicario si è occupato di organizzazione dell'istituto e delle scuole (informatizzazione, orari docenti, organizzazione calendari scrutini ed esami, sicurezza degli edifici e del personale ed altro ancora),   la seconda docente ha coordinato tutta la progettazione dell'istituto, i rapporti con i genitori, i tirocini formativi, le pubblicazioni, mentre la terza ha curato la comunicazione esterna dell'istituto (sito webb, pagina FB, canale YouTube). Non hanno mai lavorato da soli però perché a loro afferivano come si vede nell'immagine i coordinatori di scuola, i coordinatori di dipartimento, le funzioni strumentali, i gruppi di lavoro, il team dell'innovazione digitale (i colori definiscono le afferenze e le responsabilità). Ognuno con i propri compiti discussi, selezionati e definiti e con le proprie responsabilità liberamente esercitate ma progettate e condivise nei vari gruppi di lavoro. Idee, proposte, informazioni hanno viaggiato dai gruppi di lavoro, dalle scuole ai coordinatori fino alla sottoscritta e viceversa convinti e consapevoli che stavamo tutti riuniti nella stessa unica flottiglia (l'Istituto) composta  di diverse barche a vela (le diverse scuole).

L'organizzazione apparentemente complessa di un istituto -rete di scuole comunità- in realtà è sempre risultata piuttosto semplice perché ognuno ha esercitato il proprio ruolo con autonomia e responsabilità  e con la consapevolezza di quello che facevano gli altri riducendo al minimo il dispendio di energie in ritualità, riunioni lunghe ed inefficaci perché non ben preparate. Quindi poche riunioni, con tempi di inizio e fine definiti, con ordini del giorno chiari e conosciuti dai partecipanti, con report interni che arrivano velocemente al responsabile presente nello staff e successivamente alla sottoscritta.