L'organizzazione "ecologica"
Gestire con leggerezza la complessità
Questo tema ha due direzioni di riflessione: la prima affronta la necessità di rendere una organizzazione molto complessa e pesante come è la scuola in un luogo leggero e vivibile. La seconda è strettamente legata al contesto di vita e di lavoro degli adulti, al rispetto della loro persona e della loro professionalità.
Perché la scuola si considera una organizzazione complessa?
In forma schematica riassumo molteplici testi e fiumi di parole che negli anni hanno parlato di complessità dell'istituzione scuola:
tanti portatori di interesse locali e nazionali: dai genitori, agli amministratori locali, allo stato che con la legge Costituzionale ha sancito un fondamentale diritto delle persone e delle comunità .
tanti interlocutori di ogni genere: dal rappresentante della ditta per vendere computer al direttore dell'ufficio scolastico regionale passando per i rappresentanti sindacali interni ed esterni, alla psicologa della ASL, dalla supplente presa dalle graduatorie Mad al medico competente e molti altri ancora: quindi infinite persone.
norme da rispettare che, certe volte si contraddicono perché nate in tempi diversi e mai riorganizzate, scadenze che si sovrappongono e documenti da riempire che pochi soggetti- esterni alla scuola- leggono
e molto altro che rende complessa una organizzazione fra le più importanti che lo stato ha in ogni territorio.
Che cosa fare allora? Io ho usato sempre nel tempo tre parole: essenzializzare, connettere, scegliere usando uno strumento principe: La legge n.59 del 1997 a cui è seguito il DPR 275 del 1999 sull'autonomia scolastica.
Prima le persone
La seconda direzione, ed è quella che più mi ha spinto ad alleggerire ogni attività organizzativa che impegnava i docenti ed il personale amministrativo, è stata l'attenzione che ho sempre riservato agli adulti che hanno lavorato al mio fianco in tutti questi lunghi anni. Non conoscevo le teorie dell'organizzazione oggi molto in discussione, non avevo esempi di riferimento teorici e pratici ma avevo ed ho un grande rispetto per il lavoro degli adulti e per il mio stesso lavoro. Ho sempre pensato, e più volte anche detto, che se un docente in classe non usa le fotocopie di eserciziari e guide didattiche come strumenti di lavoro con i ragazzi ma al contrario con loro discute, progetta, costruisce itinerari di lavoro, produce cultura, quel docente ha bisogno di tanto tempo extrascolastico da dedicare alla preparazione del suo lavoro didattico quotidiano; di conseguenza come dirigente dovevo rendere più semplice gli impegni che ogni insegnante aveva per far funzionare la comunità della propria scuola e dell'istituto.
Sempre nell'ottica del rispetto profondo verso gli insegnanti, i custodi, e il personale dell'ufficio ho preso in considerazione , ogni volta che era necessario introdurre nuove attività, due aspetti del contesto sociale delle scuole dell'istituto: la dislocazione delle 13 sedi quasi tutte distanti dalla sede centrale (fra un plesso e l'altro ci sono anche venti chilometri di distanza) e la provenienza dei docenti, molti dei quali risiedono lontani dalla sede della loro scuola e dall'istituto ma hanno scelto di continuare a lavorare in queste scuole perché ne hanno condividono il modello organizzativo e didattico: "appartengono a questa comunità". Il mio dovere era considerare tutto questo.
Un piccolo esempio di una pratica organizzativa introdotta quasi 20 anni fa usando le nuove tecnologie - allora veramente innovative per le scuole: l'attivazione dell'uso della posta elettronica per ogni tipo di comunicazione. Era l'anno 2001, quando decidemmo insieme allo staff di acquistare un computer in ogni scuola mettendoli in rete usando il server che una banca locale gratuitamente ci mise a disposizione. Questo per eliminare ai docenti l'andar su e giù per le colline per prendere un paio di volte la settimana la posta o per portare i certificati medici. Dal 2001 l'istituto e le scuole hanno avuto il proprio indirizzo di posta elettronica che ha reso più veloce la comunicazione interna e più leggera l'organizzazione.
Ed infine, sempre nell'ottica di alleggerire l'organizzazione ho anche prestato attenzione, a partire da me stessa, al fatto che ogni adulto lavoratore aveva una propria vita fuori dalle mura scolastiche fatta di affetti, di difficoltà, di orari, di complessità che incidono sul "clima educativo" di ogni scuola. Far star bene gli adulti nelle scuole, prendendo quindi in considerazione anche i loro vissuti individuali, ha sempre significato per me rendere tutti più felici e magari più attenti anche alla felicità dei bambini.
Da tutte queste attenzioni al "contesto" sono nate le scelte organizzative "ecologiche" (anche se forse non sempre ci sono riuscita) progettate, discusse, valutate con la partecipazione dello staff e del nucleo di valutazione interno all'istituto.
Ne racconterò alcune.
Il rapporto stretto tra l'Organizzazione di un istituto e la Didattica nelle classi.
Sembrano mondi distanti ma sono invece vicinissimi e strettamente collegati da scelte che si influenzano a vicenda. Con degli esempi chiarisco forse meglio questi concetti teorici; (diversi esempi sono comunque già stati raccontati nelle pagine di questo sito).
1 esempio: la gestione delle supplenze temporanee. In ogni scuola è affidata al coordinatore organizzativo del plesso a cui i docenti si rivolgono in caso di assenza. Esso ha il compito di valutare l'organizzazione delle classi in cui manca il docente in rapporto alla disponibilità degli adulti presenti avendo a disposizione un pacchetto di ore finanziate da utilizzare per le supplenze temporanee. Solo nei casi in cui la scuola non riesce da sola a coprire le assenze, il coordinatore chiede al responsabile del personale dell'ufficio amministrativo la nomina di un ulteriore docente. L'intero gruppo docente di un plesso è coinvolto nel dare risposte che non stravolgano la didattica nelle classi e nel trovare insieme al coordinatore possibili soluzioni organizzative
2 esempio: gli acquisti del materiale didattico. Il nostro modello di scuola prevede la scelta di alcuni oggetti particolari ad es: le cartelle ed i quaderni che sono prodotti da aziende locali. Il personale amministrativo che si occupa di questi acquisti ne organizza l'arrivo ad ogni inizio di anno scolastico, prima dell'entrata dei bambini, in ogni scuola.
3 esempio: l'organizzazione delle uscite didattiche e delle visite guidate. Le scuole scelgono i luoghi in cui vogliono portare i bambini e l'intera organizzazione viene definita dal personale amministrativo che si occupa di didattica. Prenotazioni ai musei ed organizzazione dei pulman per fare un esempio sono a carico del lavoro amministrativo alleggerendo gli impegni dei docenti in questa direzione.
4 esempio: la manutenzione delle dotazioni tecnologiche in ogni scuola. Dal 2001 l'istituto ha al proprio interno un responsabile degli acquisti e della manutenzione di computer, lim ed altri oggetti tecnologici ma anche dell'efficienza dei collegamenti internet in ogni scuola. Il monte ore straordinario a lui assegnato permette la sua presenza a fianco dei docenti in ogni scuola al momento delle richieste - che sono continue e costanti.
Gli esempi qui riportati riguardano l'organizzazione di tante piccole attività che sono però essenziali per semplificare il lavoro degli adulti e soprattutto per rendere scorrevole il rapporto tra decisioni e risultati. Raccontano il rapporto stretto tra il lavoro degli uffici amministrativi e quello dei docenti nelle scuole mentre nelle pagine seguenti saranno riportati altri esempi rispetto all'organizzazione del collegio e delle singole scuole ed in rapporto tra di loro.
La responsabilità diffusa favorisce la partecipazione e l'appartenenza
Vorrei provare ad illustrare questa immagine che è la sintesi dell'organizzazione delle responsabilità che vengono esercitate da tanti anni nell'istituto Mariti.
Tutte le responsabilità stanno su un piano orizzontale a dimostrazione che ognuno dal proprio ruolo contribuisce alla navigazione di una barca a vela nella direzione discussa e condivisa da tutti.
Nello staff accanto alla sottoscritta sono rimasti sempre tre docenti con responsabilità specifiche : il primo oltre a ricoprire il ruolo di vicario si è occupato di organizzazione dell'istituto e delle scuole (informatizzazione, orari docenti, organizzazione calendari scrutini ed esami, sicurezza degli edifici e del personale ed altro ancora), la seconda docente ha coordinato tutta la progettazione dell'istituto, i rapporti con i genitori, i tirocini formativi, le pubblicazioni, mentre la terza ha curato la comunicazione esterna dell'istituto (sito webb, pagina FB). Non hanno mai lavorato da soli però perché a loro afferivano come si vede nell'immagine i coordinatori di scuola, i coordinatori di dipartimento, le funzioni strumentali, i gruppi di lavoro, il team dell'innovazione digitale (i colori definiscono le afferenze e le responsabilità). Ognuno con i propri compiti discussi, selezionati e definiti e con le proprie responsabilità liberamente esercitate ma progettate e condivise nei vari gruppi di lavoro. Idee, proposte, informazioni hanno viaggiato dai gruppi di lavoro, dalle scuole ai coordinatori fino alla sottoscritta e viceversa convinti e consapevoli che stavamo tutti riuniti nella stessa unica flottiglia (l'Istituto) composta di diverse barche a vela (le diverse scuole).
L'organizzazione apparentemente complessa di un istituto -rete di scuole comunità- in realtà è sempre risultata piuttosto semplice perché ognuno ha esercitato il proprio ruolo con autonomia e responsabilità e con la consapevolezza di quello che facevano gli altri riducendo al minimo il dispendio di energie in ritualità, riunioni lunghe ed inefficaci perché non ben preparate. Quindi poche riunioni, con tempi di inizio e fine definiti, con ordini del giorno chiari e conosciuti dai partecipanti, con report interni che arrivano velocemente al responsabile presente nello staff e successivamente alla sottoscritta.
L'Organizzazione interna di ogni Scuola
La scuola è il luogo privilegiato della comunità professionale dei docenti e nelle situazioni come quella dell'istituto Mariti, dove le scuole sono 13 di cui alcune anche piccolissime, è il luogo dell'incontro degli adulti, dello scambio professionale, della condivisione delle idee e delle pratiche. Ogni scuola ha la propria organizzazione degli spazi maturata nelle scelte del gruppo degli adulti mantenendo comunque delle costanti proprie del modello di scuola SZ. Costante è il modello di progettazione come abbiamo già visto e le procedure di accoglienza dei ragazzi, dei nuovi docenti e dei genitori anche se poi ogni scuola le mette in pratica con originalità e creatività.
L'organizzazione dei ruoli delle persone all'interno di ogni scuola è comune e definita con la stessa struttura dello staff dell'istituto: due coordinatori (uno organizzativo, l'altro didattico) ed un referente per la comunicazione esterna sul sito e sulla pagina FB. Ognuna di queste persone ha compiti definiti che afferiscono alle aree di lavoro del progetto culturale; fra di loro dentro ogni scuola, ci deve essere uno scambio di informazioni e pratiche a partire però dalle responsabilità assunte individualmente. (allego i compiti di ogni coordinatore come esempio di lavoro di team)
Il luogo dell'incontro poi per tutti gli adulti della scuola è la stanza dei docenti attrezzata con le tecnologie, curata esteticamente, ospitale anche per momenti di lavoro singolo/lettura/caffè.
Compiti coordinatori.pdfDocumento approvato dal collegio docenti unitario che esplicita i compiti dei coordinatori organizzativo e didattico presenti in ogni scuola (plesso)
Insegnanti dell'infanzia di Ceppaiano a giocare insieme "per costruire comunità". Queste attività formative -apparentemente semplici - sono invece importanti perchè mettono in gioco il cuore e la mente di ogni membro del gruppo.
E gli uffici amministrativi?
Hanno funzionato bene fino all'anno scolastico 2016/2017 con la presenza di personale di ruolo competente che nei lunghi anni di presenza nell'istituto si è aggiornato sull'uso delle tecnologie e sulle sempre più necessarie competenze professionali specifiche che la normativa nazionale ha introdotto negli anni. Sei persone più il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi che conoscevano i loro compiti specifici e che stavano in stretto rapporto con lo staff (anche con riunioni periodiche) per conoscere e seguire le scelte didattiche delle scuole . Fra le sei persone amministrative , una curava in particolar modo il rapporto con le scuole non solo rispondendo a bisogni e necessità quotidiane, ma archiviando e documentando tutto quello che le scuole inviavano (dalla progettazione iniziale alla relazione finale classe per classe) e le iniziative/eventi che l'istituto organizzava. Negli anni si è creato così un archivio documentale informatizzato ricco ed importante "una memoria della didattica e delle scelte "delle varie scuole e dell'istituto.
Con i naturali ricambi del personale (pensione di alcuni e trasferimento in sedi più vicine di altri) la situazione è diventata complicata e difficile. DSGA precari e personale amministrativo proveniente dai ruoli dei collaboratori scolastici - quindi non preparati a svolgere le nuove funzioni lavorative anche se molto disponibili ad imparare- hanno reso difficile l'organizzazione degli uffici interni ma anche il rapporto con le scuole perché si sono accumulati ritardi ed errori in quelle attività che invece avevano sempre creato sinergia tra i docenti ed il personale amministrativo. Il ruolo che il dirigente assume per supportare carenze strutturali nazionali non solo non risolve i problemi organizzativi che si creano ma appesantisce non poco il lavoro del dirigente stesso che rivolge lo sguardo più alla "burocrazia" che alla didattica.